Zarządzanie zasobami ludzkimi – HRM (Human Resource Management) – w ZLZ. Cz. I

Okres asymilacji

Przebrnęliśmy etap rekrutacji, mamy wytypowanego kandydata, nadszedł czas praktycznego zweryfikowania przydatności potencjalnego pracownika, czyli okres asymilacji. W przypadku kandydatów z doświadczeniem zawodowym wystarczy nam ok. miesiąc, aby w praktyce ostatecznie zweryfikować przydatność pracownika. W przypadku absolwentów bez doświadczenia okres ten powinien być wydłużony. Czas ten nazywamy okresem próbnym zatrudnienia. Wprawdzie wielu zajmujących się zarządzaniem personelem uważa okres próbny za stratę czasu i pieniędzy, jednak specyfika usług weterynaryjnych usprawiedliwia takie postępowanie. Musimy mieć świadomość, że im dłuższy okres próbny, tym kosztowniejsza staje się inwestycja w pracownika.

Pamiętając o stwierdzeniu H. Beckwitha: „Klienci nie płacą Ci za to, co robisz, oni płacą za to, jak to robisz”, okres ten powinniśmy wykorzystać do bacznej obserwacji naszego pracownika celem określenia:

• co potrafi;
• jaki ma kontakt z klientami;
• czy jest komunikatywny;
• czy wykazuje inicjatywę;
• czy chętnie i szybko się uczy;
• czy wykazuje sprawność manualną;
• czy jest schludny i czysty;
• czy jest obowiązkowy;
• czy jest dyspozycyjny.

W tym pierwszym okresie zatrudnienia nie zapominajmy o zasadzie wywołania jak najlepszego pierwszego wrażenia, które jest bardzo istotne dla jakości postrzegania naszej firmy przez nowego pracownika w przyszłości. W zatrudnianiu pracowników zasada ta nazywa się „pierwsze 30 godzin, pierwsze trzydzieści dni” (Kelvin C. Klinvex, O’Connell M.S.: Jak zatrudniać najlepszych. Wydawnictwo RM, Warszawa 2001). Warto w tym okresie postępować zgodnie z pewnymi zasadami zamieszczonymi poniżej:

Pierwsze dni:

1. Przygotuj się. Opracuj harmonogram. Zastanów się, co nowy pracownik musi wiedzieć o swoim stanowisku. Powinieneś zgromadzić wszystkie potrzebne materiały i dokumenty. Na przykład jeśli pracownik musi mieć odpowiedni sprzęt (fonendoskop, fartuch itp.), miej go przy sobie i pokaż, jak go używać. Pomyśl o podarowaniu pracownikowi jakiegoś „prezentu” – firmowego długopisu, czapeczki lub podkoszulki. To pomaga zbudować poczucie wspólnoty i dumy z pracy w tej firmie.
2. Powitaj nowego pracownika. Przywitaj go ciepło. Postaraj się, by nie odniósł wrażenia, że się spieszysz (nawet jeśli tak rzeczywiście jest!). Poproś kogoś o oprowadzenie nowego pracownika po firmie i jego stanowisku pracy. Poświęć mu chwilę czasu. Usiądź z nim i porozmawiaj o jego pierwszych wrażeniach. Okaż zadowolenie z jego obecności.
3. Załatw wszystkie sprawy papierkowe. Podpisanie wszystkich formularzy, umów, jest bardzo ważne. Ponieważ zdarza się, że niektórzy o tym zapominają, zajmij się tym jak najszybciej. Przeprowadź wstępne szkolenie BHP.
4. Wyjaśnij wszystkie regulaminy i procedury. Może nie jest to zbyt zajmujące, ale trzeba przez to przejść. Nie zarzucaj pracownika zbyt dużą ilością informacji, nie wdawaj się w szczegóły. Powinieneś również omówić takie sprawy, jak regulamin pracy (godziny pracy) oraz sposób wypłacania wynagrodzeń. Na tym etapie przekazujemy pracownikowi wszystkie istotne informacje związane z organizacją pracy, sposobem rozliczania się finansowego, sposobami prowadzenia dokumentacji, cennikiem usług, zasadami zachowania się w ZLZ, przepisami BHP, ubiorze obowiązującym w trakcie pracy, zasadami współpracy z pozostałymi członkami zespołu. W ZLZ wieloosobowych warto te informacje sformułować na piśmie w postaci przewodnika dla pracownika, który musi zawierać także regulamin naszego ZLZ.
5. Zapoznaj pracownika z misją firmy. Większość firm ma pewną misję. Jeśli jest ona zapisana, nie wystarczy jej przeczytać lub wręczyć pracownikowi. Wyjaśnij mu, jaki cel przyświeca wszystkim zatrudnionym tu ludziom, w jaki sposób wpływa on na decyzje podejmowane w firmie i codzienne życie w niej. Najważniejsze, abyś wytłumaczył pracownikowi jego rolę – w jaki sposób może przyczynić się do rozwoju firmy.
6. Przedstaw swoje oczekiwania. Wyjaśnij pracownikowi, na czym polega jego praca i jakie musi spełnić wymagania. Przypominaj mu o tym przez pierwszych kilka dni, tygodni, a nawet miesięcy. Nowy pracownik jest często zagubiony, nie wie, czego się od niego oczekuje. Przyglądaj się jego pracy, mów mu, co robi dobrze, a co źle. Ustal terminarz okresowych kontroli i trzymaj się go. Pamiętaj, że ty też byłeś kiedyś nowym pracownikiem. Okaż zrozumienie i zaoferuj mu swoją pomoc i wsparcie.
7. Pokaż pracownikowi jego stanowisko pracy. Tu nie powinno już być żadnych niespodzianek. Przecież opisałeś mu je podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Wyjaśniając wszystkie zawiłości i odpowiadając na pytania, bądź uczciwy i mów zarówno o zaletach, jak i wadach.
8. Zaproś nowego pracownika na małą wycieczkę. Bez względu na to, czy pracujesz w dużej klinice, czy w małej praktyce, oprowadź pracownika po nowym miejscu pracy. Przedstaw go innym pracownikom. Pokaż mu, gdzie będzie pracował i powiedz, do kogo może zwrócić się po pomoc. Tę wycieczkę wykorzystaj także na podniesienie morale załogi. Na przykład możesz powiedzieć tak: „Emma, to jest Julia, nasza najnowsza koleżanka. Julio, jeśli będziesz kiedykolwiek potrzebowała pomocy przy naprawie maszyny, zwróć się do Emmy. To jeden z naszych najlepszych lekarzy”. W ten sposób zyskujesz potrójnie. Po pierwsze, Julia wie, u kogo szukać pomocy. Po drugie, Emma czuje się doceniona. I po trzecie, Julia widzi, że w tej firmie właściciele potrafią docenić pracowników. No i jeszcze jedna uwaga – nie zapomnij pokazać nowemu pracownikowi, gdzie jest łazienka.
9. Przydziel nowemu pracownikowi opiekuna. Pamiętaj, że przyzwyczajanie się do nowego stanowiska jest procesem, który zajmie pracownikowi nieco czasu. Nie możesz towarzyszyć mu bez przerwy, więc przydziel mu opiekuna, na przykład bardziej doświadczonego pracownika – na pierwszy miesiąc lub – jeszcze lepiej – na pierwszy rok pracy. Opiekun spełnia wiele ważnych funkcji – buduje więź miedzy pracownikami, służy radą i pomocą. Ponieważ wpływ opiekuna na nowo zatrudnioną osobę jest naprawdę duży, wybierz go starannie.